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如何撰写解决方案?


来源:乐橙娱乐官网 | 时间:2019-05-14

  写过方案的人,对自己写过的方案总是感觉不够满意!当然,也只有不满意水平才会提升。总结发现,方案常见问题有如下方面。

  一旦用户要求提供解决方案,很多人大脑是一片空白,完全不知道从哪里下手。很多人说起自己的项目来,好象知道不少卖点,不过真要写出来,又觉得无从下笔。

  这种情况一般是写方案者不熟悉自己产品体系造成的,知道一两个甚至更多的卖点不难,但难在形成体系,知识是一系列的点通过体系构成的网,而不是一句一句离散的话。

  不客气的说,大部分国人对做较为重视,总结提炼不够。没有良好的文字记录,以致于很多好的做法没有得到传承(貌似口口相传是咱们的传统)。对于解决方案而言,只有形成良好的体系后,才能够写出完善的方案。

  要写好方案,首先要把项目的来龙去脉、功能模块、适应领域、优点缺点、典型客户的实施情况等做全面了解,在此基础上建立完整的知识体系,唯有此才能形成系统的方案。

  很多用户看多了同质化的方案后,很关心方案的个性化内容。此时就到了你彰显自己优势的时候。遗憾的是,很多人对此速手无策!

  从根本上讲,还是需要方案撰写者要对项目业务要足够熟悉。针对性方案不仅要求了解企业的需求,而且要知道这些需求背后的业务背景,找到了背景就会理解问题根源,其针对性解决思路就会出现。有了思路,自然可以很好的写方案。

  所以,要写好方案,需要了解客户的业务。了解业务的最有效方法是亲自做几次详尽的业务调研,可能的话还要到现场去看看甚至体验一下客户的业务场景。在调研过程中把握用户关注的重点和难点,就容易形成较好的思路和方案。

  不经常写方案的人在写方案时,即使有想法、有思路,也往往会很累。造成这种情况的原因是缺少足够的素材。大多数招投标项目,不同用户要求也不同,很难用一个方案通吃所有用户。因此,每个方案中都有一些需要准备的内容。如果没有足够积累每次编制方案就需要花费大量时间去准备,造成方案完成周期过长。

  很多人刚和用户接触没有多久,为了表现自己对客户的重视,答应很快提供方案,结果拍胸脯易、落实方案难。无法提供好的方案,只能按模板套,时间紧自然导致质量不能保证,其结果是给人一种不够专业的感觉。

  刚开始接触时,可以提供项目合作建议书(类似可行性报告),以让客户普及相应知识、了解相关技术。

  提供方案也是一个循序渐进、逐步明晰的过程。请注意,切忌多次提供一样的方案,这会让人感觉你不够认真,降低了在客户心中的专业度。

  很多时候方案接受者并不满意方案的组织,导致返工、修改。所以,开始之前,务必跟用户(也可能是上级)确认一下,听听他们对方案的想法和建议,这不但可以提高方案准备命中率,还时常获得大量好的思路、建议,对自己写方案大有好处。

  1973年,麦肯锡的咨询顾问芭芭拉•明托(Barbara Minto)发明了金字塔原理,旨在阐述写作过程的组织原理,提倡按照读者的阅读习惯改善写作效果。

  一个明确的方案线索,可以让读者知道自己的当前位置,也对接下来的部分有所预期,这样更容易对方案产生深刻印象。麦肯锡的金字塔原理是一个很好的组织方式。

  实践中,主要思想总是从次要思想中概括出来的,文章中所有思想的理想组织结构必定是一个金字塔结构——由一个总的思想统领多组思想。在这种金字塔结构中,思想之间的联系方式可以是纵向的也可以是横向的。

  互联网的发展使得信息获取变得十分容易,人们会不断接触其他公司的方案。那些知名公司的文件被传播速度相当惊人,他们的解决方案类文章常被其他人员引用或者转载。很多人会出于各种原因听过这些公司的演讲,在这种情况下,人们会不知不觉形成一个心智模式——采用类似文档结构的方案更专业、更正规。

  下图所示的方案结构就是一个常见的的业务构架图,该结构有多个变种,但大的结构不变。这种划分方法已经被广大公司所采用,尤其是IBM、微软、华为、Google等大家耳熟能详的公司。

  可以用自己独创的结构图形,但要注意的是,无论你想得多么精妙合理,用户只会按照自己习惯的思维方式来看待你的方案,而他们看起来并不想花费太多的学习成本。

  不要直接套用办公软件,例如MS-Office中的模板图形,因为这常会给人一种不专业、不成熟的感觉。

  页数很多、足够厚度的方案给人以信任感,也表示方案撰写者认真思考了各个方面的要素关系,其背后隐含着撰写者的认真、专业等。与客户初次接触、尚在项目可行性阶段的建议书除外。

  一个不容忽视的常见现象是,甲方人员在在拿到方案时真正认真看的就几页纸,其他往往是粗略翻翻。研究发现,人们在看方案时,大部分注意力都会集中有图表的页面,特别是整体解决方案示意图的页面。

  一方面,方案要面面俱到、尽可能多占篇幅;另一方面,读者只会注意有图表的几页。这的确是一个麻烦!对此,需要注意整个方案的阅读线索,要站在阅读者便于理解的角度而不是方案本身的逻辑角度来撰写方案。先做一个图形化的方案整体示意图,说明方案的整体构成,接下来按照示意结构展开。

  为方便阅读,要在前面对方案的关键点有所论述;结束时,还要重复这些关键点。最好把这些关键点用图形方式表示出来。

  在方案的开始,一定要用一句话总结方案的特点,最好能直击客户痛点。因为,你不总结,阅读的人也会自己试着去总结。麻烦的是,读者总结出的结论却未必是撰写者希望的。所以,主动用一句话来强调方案特点会给人一个十分深刻的印象。

  和什么特征都具备相比,那些有着自己独特突出特点的方案,更容易让别人接受。要化繁为简,给方案更准确的定位,必要的话用一个关键词给自己贴一个标签。一个没有标签的产品等同于没有定位,一个有多个标签的产品也等同于没有定位。在这方面,互联网三巨头给我们做了很好的示范,百度的标签是“搜索”、腾讯的标签是“社交”、 阿里巴巴的标签是“电商”。这点也可以参考独特卖点(Unique Selling Proposition,USP)理论。

  在如今竞争激烈的市场环境中,企业的营销思路需要发生转变,由过去以产品为中心转变为以客户为中心。客户需要知道:企业到底擅长什么,与其他企业的区别在哪里。撰写方案时,必须明确方案的独特卖点是什么,试着用一句话、一个关键词总结出来,在方案中进行适当的重复加强,这样才可以让你的方案脱颖而出。

  一份方案虽然不足以决定项目,也是一张脸面,一连份看上去都不爽的方案会让人怀疑公司的能力,而一份精美、大气、装帧精美、排版认真的方案往往给人以专业感。

  这里,我建议请专门的美工对方案中的文字、图表进行一套标准的设计、排版,这可以大大提升方案的整体可读性。

  很多方案都是密密麻麻的文字,这就很失败! 少写一些文字,多在排版上动脑筋,实在想不出好的排版是什么回事的,去买几本畅销书,你会发现可读性好的书往往有一个技巧叫“留白”。

  有一点,可以马上学会——段落之间保持适当距离,必要时边框合理留白会让一份方案可读性大大提高。

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